Privacyreglement

Privacy

Respect voor privacy is voor Van Altena & de Jongh bedrijfsartsen BV (hierna: Van Altena & de Jongh) het uitgangspunt bij al haar activiteiten. Van Altena & de Jongh verwerkt persoonsgegevens uitsluitend in overeenstemming met de geldende wetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (‘AVG’), de Uitvoeringswet AVG (‘UAVG’) en, voor zover van toepassing, de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO). Uw persoonsgegevens worden met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd. Dit betekent onder andere dat Van Altena & de Jongh:

u op begrijpelijke en transparante wijze informeert over hoe en voor welke doeleinden de persoonsgegevens worden verwerkt;
persoonsgegevens alleen voor welbepaalde doeleinden verwerkt en de gegevensverwerking baseert op één van de in de AVG genoemde grondslagen;
passende beveiligingsmaatregelen treft om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies en diefstal;
u informeert over uw rechten met betrekking tot de persoonsgegevens die door Van Altena & de Jongh worden verwerkt.

Verwerking persoonsgegevens

Van Altena & de Jongh verwerkt onder andere de volgende persoonsgegevens:

Persoonsgegevens, waaronder:
NAW-gegevens;
E-mailadres;
Telefoonnummer;
Geboortedatum;
Geslacht;
Verpleegadres van de zieke werknemer;
Werknemer-ID.

Bijzondere persoonsgegevens, waaronder:
Gezondheidsgegevens;
Medische gegevens.

Burgerservicenummer (BSN): het BSN wordt uitsluitend verwerkt voor zover dit wettelijk is toegestaan of verplicht (artikel 46 UAVG), bijvoorbeeld ten behoeve van declaraties aan de werkgever of communicatie met UWV.

Grondslag

Van Altena & de Jongh verwerkt persoonsgegevens op grond van:

een wettelijke verplichting (artikel 6 lid 1 sub c AVG), onder meer op grond van de Arbeidsomstandighedenwet, de Wet verbetering poortwachter en de WGBO;
de uitvoering van de overeenkomst met de werkgever en/of werknemer (artikel 6 lid 1 sub b AVG);
het gerechtvaardigd belang van Van Altena & de Jongh of een derde (artikel 6 lid 1 sub f AVG), waar toepasselijk.

Voor bijzondere persoonsgegevens (waaronder gezondheidsgegevens) geldt daarnaast een specifieke grondslag uit artikel 9 lid 2 AVG, met name: verwerking noodzakelijk voor arbeidsrecht en sociale zekerheid (sub b), verwerking door of onder verantwoordelijkheid van een beroepsbeoefenaar met een geheimhoudingsplicht ten behoeve van preventieve of arbeidsgeneeskunde en beoordeling van de arbeidsgeschiktheid (sub h), of om redenen van algemeen belang op het gebied van de volksgezondheid (sub i).

Doel van de verwerking

Van Altena & de Jongh verwerkt bovengenoemde persoonsgegevens om de dienstverlening aan werkgevers en werknemers te kunnen uitvoeren op het gebied van integraal gezondheidsmanagement, arbeidsomstandigheden, verzuimbegeleiding, re-integratie, interventies, preventie, gezondheidsonderzoeken, keuringen en vaccinaties. Daarnaast kunnen wij persoonsgegevens verwerken voor wetenschappelijke- en onderzoeksdoeleinden, voor zover dit op grond van de privacywet- en regelgeving is toegestaan en met passende waarborgen (waaronder in beginsel pseudonimisering).

Rechtmatigheid van de verwerking

Persoonsgegevens worden verwerkt indien:

betrokkene voor de verwerking zijn toestemming heeft verleend, welke is vastgelegd in het dossier en/of bevestigd is middels een schriftelijke machtiging, of;
de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst waarin betrokkene partij is, of voor precontractuele maatregelen naar aanleiding van een verzoek van de betrokkene die noodzakelijk zijn voor het sluiten van een overeenkomst, of;
de verwerking noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen waaraan Van Altena & de Jongh onderworpen is, of;
de verwerking noodzakelijk is ter vrijwaring van een vitaal belang van betrokkene, of;
de verwerking noodzakelijk is voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van Van Altena & de Jongh of van een derde aan wie de gegevens worden verstrekt, tenzij het belang of de fundamentele rechten en vrijheden van de betrokkene, in het bijzonder het recht op bescherming van de persoonlijke levenssfeer, prevaleert.

Toegang tot persoonsgegevens

Alleen medewerkers van Van Altena & de Jongh hebben toegang tot persoonsgegevens voor zover dat noodzakelijk is voor een goede uitoefening van hun taken.

Derden die door Van Altena & de Jongh zijn ingehuurd of anderszins zijn aangesteld om werkzaamheden te verrichten waarbij zij als verwerker optreden, hebben toegang tot persoonsgegevens voor zover dit noodzakelijk is voor een goede uitoefening van hun taken. Met deze derden wordt, waar de AVG dit vereist, een verwerkersovereenkomst gesloten (artikel 28 AVG) en zij zijn contractueel tot geheimhouding verplicht.

Personen die belast zijn met de uitvoering van technische werkzaamheden zijn gehouden tot geheimhouding van alle persoonsgegevens waarvan zij kennis hebben kunnen nemen.

Delen van persoonsgegevens

Van Altena & de Jongh deelt medische gegevens en diagnose-informatie in beginsel niet met de werkgever. Aan de werkgever wordt uitsluitend informatie verstrekt over de functionele mogelijkheden en beperkingen van de werknemer, de verwachte duur van het verzuim en eventuele adviezen over werkaanpassingen — voor zover dit noodzakelijk is in het kader van de verzuimbegeleiding en re-integratie. Onderliggende medische gegevens worden alleen met uw uitdrukkelijke, schriftelijke toestemming gedeeld met de werkgever.

Met UWV worden gegevens uitsluitend gedeeld voor zover dit wettelijk verplicht is, bijvoorbeeld in het kader van de Ziektewet of de Wet WIA. Medische gegevens die aan UWV worden verstrekt, gaan in beginsel via de verzekeringsarts van UWV en niet rechtstreeks naar niet-medisch personeel.

In alle overige gevallen worden persoonsgegevens alleen aan derden verstrekt indien Van Altena & de Jongh hiertoe wettelijk wordt verplicht, bijvoorbeeld door een gerechtelijk bevel of rechterlijk vonnis.

Verwerkte gegevens en wijze van verkrijging

Persoonsgegevens die door Van Altena & de Jongh worden verwerkt, zijn verzameld door personeel van Van Altena & de Jongh en zijn uitsluitend afkomstig van betrokkene, de werkgever van betrokkene, of instanties of personen die bij de uitvoering van het doel een taak hebben of anderszins verplicht of schriftelijk gemachtigd zijn gegevens te verstrekken.

Beveiliging van gegevens en meldplicht datalekken

Van Altena & de Jongh treft passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen garanderen, rekening houdend met de stand van de techniek en de kosten van de tenuitvoerlegging, een passend beveiligingsniveau gelet op de risico’s die de verwerking en de aard van de te beschermen gegevens met zich meebrengen.

Van Altena & de Jongh heeft geen papieren dossiers met (medische) persoonsgegevens.

Indien zich een inbreuk op de beveiliging van persoonsgegevens voordoet (artikel 32 AVG) die een risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van betrokkenen, zal Van Altena & de Jongh, als verwerkingsverantwoordelijke:

de Autoriteit Persoonsgegevens uiterlijk binnen 72 uur na ontdekking van de inbreuk hiervan in kennis stellen, conform artikel 33 AVG;
de betrokkene onverwijld in kennis stellen van de inbreuk indien deze waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor diens rechten en vrijheden, conform artikel 34 AVG.

Van elke inbreuk wordt intern een registratie bijgehouden, inclusief de feiten, de gevolgen en de genomen maatregelen (artikel 33 lid 5 AVG).

Indien Van Altena & de Jongh als verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens laat verwerken door een verwerker, draagt Van Altena & de Jongh er middels een verwerkersovereenkomst voor zorg dat deze derde voldoende waarborgen biedt ten aanzien van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen en de melding van beveiligingsinbreuken. Van Altena & de Jongh ziet toe op de naleving van deze afspraken.

Bewaartermijn

Persoonsgegevens die wij verwerken op grond van de WGBO worden bewaard tot ten minste 20 jaar na de laatste wijziging in uw dossier, of zoveel langer als uit de zorg van een goed hulpverlener voortvloeit (artikel 7:454 Burgerlijk Wetboek, zoals gewijzigd per 1 januari 2020).

Bij het vaststellen van de bewaartermijn van persoonsgegevens conformeert Van Altena & de Jongh zich aan de actuele richtlijnen voor het bewaren en verwijderen van medische gegevens van de Koninklijke Nederlandse Maatschappij ter bevordering der Geneeskunst (KNMG).

Rechten van betrokkenen

Van Altena & de Jongh informeert de betrokkene op diens verzoek tijdig en volledig over de doelen waarvoor en de manieren waarop persoonsgegevens van hem worden verwerkt, over de regels die daarvoor gelden, en over de rechten die betrokkene ten aanzien daarvan heeft en hoe hij die kan uitoefenen.

De betrokkene, zijn wettelijke vertegenwoordiger, dan wel een door hem schriftelijk gemachtigde, heeft recht op:

inzage in en een afschrift van de op zijn persoon betrekking hebbende gegevens;
verbetering of aanvulling van op hem betrekking hebbende gegevens, dan wel verwijdering of vernietiging van gegevens die in strijd met dit reglement zijn verwerkt, niet ter zake doen of feitelijk onjuist dan wel onvolledig zijn voor het doel van de verwerking;
beperking van de verwerking van zijn gegevens, in de gevallen genoemd in artikel 18 AVG;
overdraagbaarheid van gegevens die hij zelf heeft verstrekt, voor zover de verwerking berust op toestemming of een overeenkomst en via geautomatiseerde procedés plaatsvindt (artikel 20 AVG).

Verzoeken hiertoe worden schriftelijk en gemotiveerd ingediend bij Van Altena & de Jongh.

Indien de rechtmatige grondslag voor een bepaalde verwerking is gelegen in het gerechtvaardigde belang van Van Altena & de Jongh, kan de betrokkene te allen tijde bezwaar aantekenen tegen die verwerking in verband met zijn bijzondere persoonlijke omstandigheden.

De betrokkene heeft het recht zijn toestemming te allen tijde in te trekken. Het intrekken van de toestemming kan de rechtmatigheid van eerder verrichte verwerkingen niet aantasten.

De betrokkene heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (artikel 77 AVG) via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Beveiligen van gegevens

Van Altena & de Jongh doet er alles aan om uw persoonsgegevens optimaal te beveiligen tegen onrechtmatig gebruik, aan de hand van organisatorische, administratieve en technologische maatregelen. Zo hebben alleen geautoriseerde personen toegang tot de gegevens. Voor zover gegevens worden verstrekt aan derden die als verwerker optreden, is Van Altena & de Jongh met hen contractueel overeengekomen dat zij de persoonsgegevens eveneens optimaal beveiligen.

Functionaris voor Gegevensbescherming

Gelet op de aard van haar dienstverlening verwerkt Van Altena & de Jongh op grote schaal bijzondere categorieën van persoonsgegevens (gezondheidsgegevens). Op grond van artikel 37 AVG is Van Altena & de Jongh daarom verplicht een Functionaris voor Gegevensbescherming (FG) aan te stellen. De FG houdt onafhankelijk toezicht op de naleving van de AVG binnen de organisatie en is bereikbaar via onderstaande contactgegevens.

Contactgegevens Functionaris voor Gegevensbescherming

Van Altena & de Jongh bedrijfsartsen BV
Robijnstraat 14
1812 RB Alkmaar
072 – 7111 244
[email protected]

Klachten

Klachten over de uitvoering van dit privacyreglement kunnen worden gestuurd naar [email protected]. Daarnaast heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Inwerkingtreding en wijziging van het reglement

Dit reglement trad oorspronkelijk in werking op 25 mei 2018. Van Altena & de Jongh behoudt zich het recht voor dit privacyreglement te wijzigen. Wij raden u aan deze pagina geregeld te raadplegen zodat u altijd van de laatst geldende versie op de hoogte bent. Dit reglement is voor het laatst gewijzigd in augustus 2026.