Backoffice medewerker

Wie zijn we

Bij van Altena & de Jongh geloven wij in een wereld waarin iedereen werk doet dat goed bij hen past en werkt in organisaties die effectief, adaptief én gezond zijn.

Mensen zijn, wat ons betreft, de belangrijkste krachten achter succesvolle en gezonde organisaties. In onze integrale dienstverlening zetten we de mens dan ook centraal en geloven wij in de eigen regie van de medewerker.

We helpen organisaties om een gezonde en stimulerende werkomgeving te faciliteren en maken medewerkers bewust van hun eigen regie over vitaliteit en (werk) geluk. Dit doen we door een complete dienstverlening aan te bieden op het gebied van verzuim, vitaliteit, duurzame inzetbaarheid én de toekomst van werk.

Door nauw samen te werken met onze klanten zorgen we ervoor dat de werkvloer een plek is én blijft, waar men zich veilig, prettig en productief voelt.

Samen staan we sterk

Ondanks ons sterke gevoel van autonomie, doen we het samen. Want alleen ga je snel, maar samen kom je verder. We hechten dan ook veel waarde aan verbinding. We maken regelmatig ruimte voor overleg en feedbacksessies, stellen gezamenlijke doelen en creëren ruimte voor sociale activiteiten.

Wat is jouw rol?

Een dag van een team en klant assistent is dynamisch, want elke dag is anders. Als eerste aanspreekpunt van ons team, onze klanten en onze cliënten, kom je dagelijks voor veel verschillende vraagstukken te staan.

Binnen ons team

Binnen onze organisatie ben je de steun en toeverlaat van ons team. Je bent het eerste aanspreekpunt bij vragen en ondersteunt onze artsen bij hun agendabeheer. Je zorgt ervoor dat de agenda’s tip top op orde zijn door overzicht aan te brengen en de juiste prioriteiten te stellen. In je planning zorg je voor de juiste balans tussen consulten, voorbereidingstijd en het onderhouden van (in- en externe) relaties.

Daarnaast ondersteun je op administratief vlak door het bijhouden van post en het opvragen en verwerken van medische gegevens in onze Verzuimapplicatie. Bewust zijnde van de gevoelige aard van de informatie, ga je altijd uiterst secuur te werk.

Naast deze werkzaamheden pak je ook office management op: je ontvangt cliënten en zakelijke relaties en zorgt dat zij zich welkom voelen. Ook zorg je ervoor dat het kantoor er netjes en representatief uit ziet en dat kantoorartikelen op voorraad zijn.

Bij onze klanten

Naast team assistent, ben je ook klant assistent. Je ondersteunt onze klanten, je behandelt vragen (en aanvragen) over onze dienstverlening en helpt bij het inplannen van spreekuren.

Voor een aantal toegewezen klanten fungeer je als vaste team assistent. Samen met onze accountmanager zorg je voor een goede onboarding van nieuwe klanten en een vertrouwde samenwerking door het inplannen van vaste overlegmomenten en het bewaken van onze werkwijze en werkafspraken.

Voor onze cliënten

In je dagelijkse werkzaamheden kom je ook veel in contact met cliënten. Je bent (veelal telefonisch) hun eerste aanspreekpunt. Dit vergt een hoge mate van empathie, want een telefoontje naar de arbodienst kan gepaard gaan met hoge emoties. Door je in te leven in de situatie en de juiste vragen te stellen, stel je de cliënt gerust en zorg je ervoor dat je juiste vervolg acties ondernomen worden.