Planningsagenda

Van Altena en de Jongh investeert in de toekomst. Per 6 oktober stappen we over op Planningsagenda – een modern, veilig en gebruiksvriendelijk verzuimsysteem dat onze dienstverlening naar een hoger niveau tilt.

Waarom investeren wij in deze vernieuwing?

Bij Van Altena en de Jongh streven we er continu naar om onze dienstverlening te verbeteren. We willen u als klant nog beter bedienen met snellere service, meer inzicht en gemakkelijkere communicatie. Daarnaast willen we ervoor zorgen dat uw medewerkers optimaal ondersteund worden in hun re-integratietraject.

Ons huidige systeem heeft ons goed gediend, maar we merken dat het tijd is voor een upgrade. Met Planningsagenda kunnen we u veel meer bieden:

  • Betere service en snellere afhandeling – onze professionals kunnen efficiënter werken
  • Meer inzicht voor u als werkgever – betere rapportages en overzichten van verzuimcijfers
  • Gemakkelijkere communicatie – directe lijnen tussen u, uw medewerkers en onze specialisten
  • Hoogste beveiligingsstandaarden – uw gegevens zijn optimaal beschermd
  • Toekomstbestendig platform – we kunnen nieuwe functionaliteiten blijven toevoegen

Wat is Planningsagenda precies?

Planningsagenda is een modern verzuimbegeleidingssysteem dat speciaal ontwikkeld is voor arbodienstverleners zoals Van Altena en de Jongh. Het combineert alle functionaliteiten die we dagelijks nodig hebben in één overzichtelijk en gebruiksvriendelijk platform.

Denk aan Planningsagenda als het beste van twee werelden: een geavanceerd dossier- en communicatiesysteem gecombineerd met slimme planning en automatisering. Het is gebruiksvriendelijk, altijd toegankelijk en volledig beveiligd volgens de hoogste standaarden.

✅ Belangrijk: Deze overstap kost u als klant geen enkele moeite! Wij regelen de volledige migratie van uw gegevens en zorgen dat alles klaarstaat.

Veelgestelde vragen

Algemeen

Wat is Planningsagenda?

Planningsagenda is een cloudgebaseerde softwareoplossing die alle betrokkenen in het verzuimbegeleidingsproces ondersteunt en verbindt. Het platform biedt arboprofessionals de tools om effectieve, persoonlijke begeleiding te leveren, helpt organisaties hun verzuimprocessen te optimaliseren, en zorgt ervoor dat medewerkers de juiste ondersteuning op het juiste moment ontvangen. Door geavanceerde cliëntvolging te combineren met slimme planning, creëert het systeem waarde voor iedereen: arboprofessionals werken efficiënter, organisaties behalen betere resultaten, en medewerkers ervaren een soepeler begeleidingstraject. Met uitgebreide functionaliteiten voor verzuimmanagement en interprofessionele samenwerking brengt Planningsagenda alle partijen samen in één geïntegreerde, gebruiksvriendelijke omgeving.

Waarom kiest Van Altena en de Jongh voor Planningsagenda?

Planningsagenda biedt onze arboprofessionals de tools om effectieve, persoonlijke begeleiding te leveren, helpt organisaties hun verzuimprocessen te optimaliseren, en zorgt ervoor dat medewerkers de juiste ondersteuning op het juiste moment ontvangen.

Voor onze klanten biedt het de volgende concrete voordelen:

  • Directe communicatie via SMS-functionaliteit en chatfunctie voor snelle vragen en updates
  • Eigen medewerkersportaal waar medewerkers hun begeleidingstraject kunnen volgen en taken kunnen afvinken
  • Centrale toegang tot alle dienstverlening – van interventies tot voortgangsmonitoring en procesupdates
  • Betere gebruikerservaring door een klantvriendelijke, mobiele app die altijd en overal beschikbaar is
  • SMS reminders zodat medewerkers hun spreekuren niet meer missen

Voor onze arboprofessionals zorgt Planningsagenda voor:

  • Geavanceerde cliëntvolging gecombineerd met slimme planning
  • Uitgebreide workflow-automatisering die administratieve lasten vermindert
  • Naadloze interprofessionele samenwerking binnen één platform

Door geavanceerde technologie te combineren met mensgerichte zorg, creëert Planningsagenda waarde voor iedereen: arboprofessionals werken efficiënter, organisaties behalen betere resultaten, en medewerkers ervaren een soepeler begeleidingstraject. Bovendien biedt het platform flexibiliteit voor de toekomst, met mogelijkheden om nieuwe features te implementeren naarmate onze dienstverlening zich verder ontwikkelt.

Is er een demo van Planningsagenda beschikbaar?

Momenteel zijn we bezig met het ontwikkelen van demo / instructievideo’s waarin we de belangrijkste functionaliteiten van Planningsagenda doorlopen. Onze klanten krijgen apart bericht wanneer deze online klaarstaan.

Gaan onze kosten omhoog door dit nieuwe systeem?

Nee, uw tarieven blijven precies hetzelfde. Deze vernieuwing is onze investering in betere service voor u. U krijgt alle nieuwe functionaliteiten zonder dat dit financiële gevolgen heeft voor uw organisatie.

Implementatie

Wanneer gaat Van Altena en de Jongh over op Planningsagenda?

Van Altena & De Jongh plant de volledige implementatie van Planningsagenda voor al onze klanten op 6 oktober.

Wat moet ik als organisatie doen voor deze overstap?

Goed nieuws: Wij regelen de complete overstap voor u. Ook als u een koppeling heeft met uw HR-systeem, zorgen wij ervoor dat deze wordt overgenomen. We testen alles uitgebreid vooraf.

Wat gebeurt er met onze huidige gegevens en dossiers?

Al uw gegevens gaan volledig en veilig mee naar het nieuwe systeem. We maken uitgebreide back-ups en controleren na de overstap nauwkeurig of alles correct is overgekomen. Ook alle lopende verzuimtrajecten blijven gewoon doorlopen zonder onderbreking.

Wat gebeurt er op 6 oktober - de dag van livegang?

Voor u als werkgever:

Automatische inloggegevens
U ontvangt uw nieuwe inloggegevens voor Planningsagenda op hetzelfde e-mailadres dat u nu gebruikt.

Niets verandert in uw dagelijkse routine
Alle lopende verzuimtrajecten gaan gewoon door en worden door gepland.

Achter de schermen:

Verzuimsignaal blijft draaien
Het oude systeem werkt nog op de achtergrond als back-up.

Alle gegevens zijn overgezet
Al uw gegevens staan klaar in Planningsagenda.

Kortom: 6 oktober is een stille overstap Voor u verandert er die dag vrijwel niets merkbaars. Onze adviseurs en artsen werken gewoon verder met hun begeleiding, u heeft toegang tot uw nieuwe dashboard, en alle processen lopen door zoals u gewend bent. Wij regelen alles op de achtergrond!

Vragen op de dag zelf? Ons support-team staat extra paraat via [email protected]

Blijft onze koppeling werken?

Ja, uw koppeling wordt overgezet. Planningsagenda werkt samen met vrijwel alle HR-systemen zoals AFAS en vele anderen. We testen uw specifieke koppeling grondig en houden u op de hoogte van de voortgang.

Ik heb nog geen koppeling. Kan mijn organisatie koppelen met Planningsagenda?

Werkt Planningsagenda samen met ons HR-systeem?

Ja, in de meeste gevallen wel! Planningsagenda kan gekoppeld worden met vrijwel alle gangbare HR- en verzuimsystemen. De kans is groot dat uw huidige systeem ook ondersteund wordt.

Niet zeker of uw systeem compatibel is? Stuur dan een mailtje naar [email protected] – wij checken dit graag voor u.

De voordelen van een koppeling voor uw organisatie:

Geen dubbel werk meer
Personeelsgegevens hoeven maar één keer ingevoerd te worden.

Altijd actuele informatie
Wijzigingen in uw HR-systeem worden automatisch doorgevoerd.

Minder kans op fouten Geen handmatige overdracht betekent minder risico op fouten.

Tijdsbesparing
Uw HR-afdeling hoeft gegevens niet twee keer in te voeren.

Optimale beveiliging Gegevens blijven veilig binnen de beveiligde verbinding tussen systemen.

Hoe gaat het afsluiten van een verwerkersovereenkomst in zijn werk?

Voor de AVG moeten we een nieuwe verwerkersovereenkomst opstellen – dat regelen we tijdens de implementatie.

Wat er verandert:
Van Altena & De Jongh blijft jullie verwerker, net als nu. Maar omdat we overstappen van Verzuimsignaal naar Planningsagenda, hebben we een nieuwe overeenkomst nodig die past bij het nieuwe systeem.

Praktisch:
We stellen een verwerkersovereenkomst op die aansluit bij Planningsagenda en alle huidige AVG-eisen. De oude overeenkomst komt dan te vervallen. De nieuwe verwerkersovereenkomst wordt via Planningsagenda naar u toegestuurd, u kunt deze vervolgens digitaal ondertekenen.

Vragen?
Ons projectteam zorgt dat alles juridisch op orde komt. Wilt u de details doorspreken? Dan kunnen we u doorverbinden met de juiste contactpersoon.

Wat als er iets misgaat in het nieuwe systeem?

We staan klaar om u te helpen. In de eerste weken na de overstap zijn we extra beschikbaar voor al uw vragen.

Veiligheid voorop:
Voor alle zekerheid blijven al uw gegevens en dossiers nog tot 1 januari 2026 beschikbaar in het oude systeem (Verzuimsignaal). Mocht er – heel onwaarschijnlijk – iets misgaan, dan kunnen we altijd terugvallen op deze back-up. Zo zorgen we ervoor dat u nooit zonder uw belangrijke informatie zit.

Hoe goed is de beveiliging van Planningsagenda?

De beveiliging van Planningsagenda is uitstekend en voldoet aan de strengste eisen:

  • Officieel gecertificeerd volgens ISO 27001 en NEN 7510 normen
  • Tweestapsverificatie verplicht voor alle gebruikers
  • Alle gegevens worden versleuteld opgeslagen en verstuurd
  • Servers staan fysiek in Nederland
  • Regelmatige veiligheidstests door externe specialisten
  • Volledig AVG-compliant

Werken met

Wat merken medewerkers van de overgang naar een nieuw verzuimsysteem?

Nieuw: persoonlijk portaal voor uw medewerkers

Na 6 oktober krijgen uw medewerkers na hun consult met onze arts of  adviseur automatisch toegang tot hun eigen beveiligde online portaal. Hier kunnen zij:

  • Hun persoonlijke terugkoppeling lezen
  • Hun verzuimdossier inzien
  • Documenten bekijken en downloaden
  • De voortgang van hun traject volgen

Waarom deze verandering?
We gaan terugkoppelingen niet meer per e-mail versturen, maar via het beveiligde portaal. Dit is veel veiliger voor de privacy van uw medewerkers en voldoet beter aan de AVG-wetgeving. Bovendien hebben zij zo altijd en overal toegang tot hun informatie.

Wat merken leidinggevenden van de overgang naar een nieuw verzuimsysteem?

Wat merken leidinggevenden van de overstap?

Als leidinggevende krijgt u vanaf 6 oktober toegang tot een overzichtelijk dashboard waar u in één oogopslag ziet:

  • Welke medewerkers ziek zijn en hoe lang al
  • Wanneer belangrijke gesprekken of termijnen aankomen
  • Wat de status is van elk verzuimtraject
  • Welke acties van u verwacht worden

Slimmere communicatie
U ontvangt automatische meldingen op de juiste momenten – geen gemiste deadlines meer. Denk aan:

  • Herinnering voor het eerste ziektegesprek
  • Melding wanneer een medewerker 6 weken ziek is
  • Signaal als er een plan van aanpak klaar is om te bespreken
  • Notificatie bij belangrijke mijlpalen in het traject

Wat blijft hetzelfde?

Uw vaste adviseur en arts
Uw vaste team blijft voor u klaarstaan.

Onze werkwijze
We volgen nog steeds dezelfde professionele aanpak.

Uw rol als leidinggevende
Uw verantwoordelijkheden blijven onveranderd.

En het mooie: u krijgt van ons uitgebreide uitleg over het nieuwe systeem, zodat u er meteen mee uit de voeten kunt!

Wat merkt HR van de overgang naar een nieuw verzuimsysteem?

Wat merken HR-medewerkers van de overstap?

Uw nieuwe werkplek: Als HR-professional krijgt u vanaf 6 oktober toegang tot een gebruiksvriendelijk dashboard waar u:

  • Overzicht houdt van alle verzuimgevallen binnen uw organisatie.
  • Trends en patronen kunt herkennen in verzuimcijfers.
  • Rapportages genereert voor het management.
  • Compliance eenvoudig monitort (denk aan Poortwachter-termijnen)

Slimmer verzuimmanagement

  • Automatische meldingen bij belangrijke deadlines en termijnen.
  • Centraal documentenbeheer – alle verzuimgerelateerde documenten op één plek.

Betere samenwerking

  • Directe lijn met adviseurs – Chat  rechtstreeks met onze specialisten.
  • Gedeelde documenten – Upload beleidsstukken, organigrammen of andere relevante informatie.
  • Statusupdates – Zie real-time wat er gebeurt in elk traject.

Het resultaat: meer tijd voor strategisch HR-werk, minder tijd kwijt aan administratie!

Hoe gaat Van Altena en de Jongh om met lopende verzuimdossiers?

Datamigratie:
Alle lopende dossiers uit Verzuimsignaal gaan vlak voor de livegang over naar Planningsagenda. Zo raakt er niets kwijt en hebben onze professionals alle benodigde informatie direct bij de hand.

Geen onderbreking: Jullie begeleiding loopt gewoon door – ook tijdens de overgang. Medewerkers merken niets van de systeemwissel.

Zodra we zeker weten dat alles veilig is overgezet, wissen we de oude gegevens volgens alle wettelijke regels en onze ISO27001 en NEN7510 normen.

Hoe ontvang ik mijn nieuwe inloggegevens?

Uw inloggegevens voor Planningsagenda

Automatische verzending
Na de livegang op 1 oktober ontvangt u automatisch uw nieuwe inloggegevens voor Planningsagenda. Deze worden verstuurd naar hetzelfde e-mailadres dat u nu gebruikt voor ons huidige systeem.

Waar vindt u de inlogpagina?
U kunt inloggen via planningsagenda.nl.

Problemen met inloggen?

  • Wachtwoord vergeten? Klik op de inlogpagina op “Wachtwoord vergeten” – u krijgt dan stap voor stap uitleg.
  • E-mail niet ontvangen? Check ook uw spam-folder.
  • Komt u er niet uit? Mail naar [email protected] – wij helpen u graag verder

Tip: Bewaar uw inloggegevens op een veilige plek, zodat u altijd bij uw gegevens kunt!

Welke signalen ontvangen wij vanuit Planningsagenda?

De signaleringsfunctie in Planningsagenda is gestandaardiseerd en gebaseerd op de taken en momenten, die binnen de Wet Verbetering Poortwachter van belang zijn. U behoudt dezelfde signalen en inrichting die u van ons huidige systeem gewend bent.

Mocht je specifieke wensen hebben in het kader van signaleringen, neem dan na de livegang gerust contact op met onze applicatiebeheerder via: [email protected]

Innovatie

Welke nieuwe mogelijkheden krijgen wij als organisatie?

Wat krijgt u als werkgever erbij?

Voor uw medewerkers:

  • Persoonlijk portaal
    Uw medewerkers kunnen hun eigen traject inzien en terugkoppelingen bekijken.
  • SMS-reminders  Medewerkers ontvangen herinneringen voor spreekuren, om no-shows te voorkomen

Voor uw leidinggevenden en HR:

  • Slimmere rapportages
    Meer inzicht in verzuimtrends en patronen binnen uw organisatie.
  • Betere gebruikerservaring
    Intuïtieve interface die tijd bespaart.
  • Slimme meldingen  Automatische herinneringen bij belangrijke WVP-termijnen.
  • Interventiedossier
    Apart interventiedossier waarin de voortgang van individuele interventies, zoals bijvoorbeeld een AD onderzoek, bekeken kan worden.
  • Automatisch vertalen  Documenten beschikbaar in verschillende talen.
  • Documenten naast elkaar  Vergelijk verschillende documenten tegelijkertijd.
  • Digitaal ondertekenen  Geen printen en scannen meer nodig, alles volledig digitaal.

Heeft u nog vragen?

Ons team staat klaar om al uw vragen te beantwoorden en u te begeleiden tijdens de overstap.

Heeft u nog vragen tijdens de overstap?

Voor algemene vragen: [email protected]
Wij zorgen ervoor dat uw vraag bij de juiste persoon terecht komt en spoedig wordt beantwoord.

Voor technische ondersteuning: [email protected]
Voor vragen over inloggen, koppelingen, systeem-problemen en andere technische zaken.

Let op: Tijdens de overstapperiode is er extra ondersteuning beschikbaar. U wordt ruim van tevoren geïnformeerd over alle stappen en krijgt persoonlijke begeleiding waar nodig.