Van “gaat wel” naar echt contact in 10 seconden

Waarom die eerste 10 seconden alles zijn

De meeste leidinggevenden denken dat het gesprek begint als er een afspraak staat. Als het officieel wordt.

Maar tegen die tijd is het vaak al te laat.

Want het échte gesprek? Dat begint in de eerste 10 seconden van een alledaags moment. Bij de koffieautomaat. In de gang. Als je vraagt: “Hoe gaat het?”

In die 10 seconden beslist iemand of hij oprecht antwoordt of de automatische piloot inschakelt. En de meeste leidinggevenden missen die kans. Elke dag. Tientallen keren.

Het mechanisme van “gaat wel”

Het werkt zo:

Seconde 1-2: Jij vraagt “Hoe gaat het?”

Meestal terwijl je al half doorloopt. Of je mail checkt. Of met je hoofd bij de volgende afspraak zit. Je lichaamstaal zegt: dit is een beleefdheid, geen vraag.

Seconde 3-5: Hij scant

In een fractie van een seconde maakt Tom drie berekeningen:

• Heeft deze persoon echt tijd?
• Is dit een veilige plek om eerlijk te zijn?
• Wil ik deze kwetsbaarheid nu tonen?

Seconde 6-8: Hij besluit

Meestal onbewust. En meestal is het antwoord ‘nee’. Dus zegt hij: “Druk.” Of “Gaat wel.” Of “Kan niet klagen.”

Seconde 9-10: Jij reageert

En hier gaat het mis. Want jij zegt: “Hou vol!” Of “Het wordt beter na het project.”

En het moment is voorbij.

Wat er werkelijk gebeurt

Want wat bedoelt Tom met “druk”? Misschien:

• Ik slaap slecht van de stress
• Mijn thuissituatie is een puinhoop
• Ik snap niet meer wat er van me verwacht wordt
• Ik durf niet te zeggen dat ik hulp nodig heb

Maar jij hoort: “Ik heb het even zwaar, zoals iedereen.”

En het gesprek stopt.

De signalen die je mist

Japanse onderzoekers van het RIKEN Guardian Robot Project publiceerden dit jaar een fascinerende studie. Ze gebruikten robots om te testen hoe mensen emoties interpreteren via gezichtsuitdrukkingen, stem en woorden. Hun conclusie? Gezichtsuitdrukkingen hebben verreweg de grootste emotionele impact, gevolgd door stemgeluid. Woorden komen pas op de laatste plaats.

Wat betekent dit? Als Tom zegt dat het “druk” is, vertelt zijn lichaam vaak meer dan zijn woorden. Mensen zeggen dat het gaat, maar hun schouders staan gespannen, hun stem is vlak, hun ogen kijken weg. Het is frustrerend als deze signalen pas opvallen wanneer mensen al in de spreekkamer van de bedrijfsarts zitten. Dan ben je van preventie naar behandeling gegaan..

Lichaamstaal:

• Een glimlach die de ogen niet bereikt
• Schouders die iets te gespannen zijn
• Ogen die net iets te snel wegkijken

Toon:

• Een “gaat wel” dat net iets te snel komt
• Een stem die een halve toon lager is dan normaal

Context:

• Dit is de derde keer deze week dat hij “druk” zegt
• Hij is net terug van een ziekteperiode
• Hij heeft een deadline die nadert

Als je deze signalen mist, mis je het moment.

Hoe doorbreek je “gaat wel”?

Stop met lopen. Letterlijk. Als je “Hoe gaat het?” vraagt terwijl je doorloopt, vraag je het niet echt. Stop. Draai je om. Laat zien dat je tijd hebt. Al is het maar 30 seconden.

Stel je vraag anders. “Hoe gaat het?” is een automatische vraag die een automatisch antwoord oproept. Probeer:

• “Op een schaal van 1 tot 10, hoe zwaar is je week?”
• “Wat is het lastigste aan deze week?”
• “Als je eerlijk bent, hoe voel je je?”

De vraag dwingt tot een eerlijk antwoord.

Herhaal wat je hoort. Als Tom zegt “druk”, zeg dan niet meteen “dat wordt beter”. Zeg: “Druk. Op een manier die je aankan of druk op een manier die te veel is?”

Actief luisteren betekent dat je teruggeeft wat je hoort. Die herhaling laat zien dat je luistert. En het geeft hem de kans om te nuanceren.

Geef tijd voor de stilte De meeste leidinggevenden vullen stiltes meteen op. Maar in die stilte gebeurt iets. Tom beslist of hij de sprong waagt naar een eerlijk antwoord. Gun hem die 3 seconden stilte.

De eerste 10 seconden in de praktijk

Voorbeeld 1:

“Hoe gaat het?” “Druk.” [Je stopt, kijkt hem aan] “Druk op een goede manier of druk op een manier die te veel is?”[Stilte van 3 seconden] “Eerlijk? Te veel. Ik word ’s nachts wakker van de to-do lijst.” “Dat klinkt niet fijn. Heb je even 10 minuten?”

Voorbeeld 2:

“Op een schaal van 1 tot 10, waarbij 10 heel zwaar is, hoe zwaar is je week?” “Een 8.” “Een 8, dat is flink. Wat maakt het zo zwaar?” “Vooral de combinatie van deadlines en het project dat fout gaat.” “Oké. Wat zou de druk verminderen naar een 5?”

Je ziet het verschil? In 30 seconden ben je verder dan in maanden van “gaat wel”.

Het systeem eromheen

Maar hier is de realiteit: als Tom eindelijk durft te zeggen “ik red het niet”, en jij reageert met “nou, ga toch gewoon door”, dan heb je niet alleen dit gesprek verkloot. Je hebt ook alle volgende gesprekken naar de knoppen geholpen. Want Tom leert: eerlijkheid wordt niet beloond.

Daarom is het belangrijk dat je organisatie het eerlijke gesprek ondersteunt. Met:

• Tijd voor leidinggevenden om deze gesprekken te voeren
• Psychologische veiligheid waarin kwetsbaarheid geen zwakte is
• Tools zoals ACT-coaching waar je naar kunt doorverwijzen
• Processen zoals de Inzichtscan die overbelasting zichtbaar maken voordat het te laat is

Bij Van Altena & De Jongh trainen we leidinggevenden in precies deze gesprekken. Niet met scripts en trucjes, maar met doordachte technieken die werken. Omdat we geloven dat het échte gesprek het verschil maakt tussen verzuim en veerkracht.

De ongemakkelijke waarheid

Het échte gesprek begint niet in een vergaderkamer met een officieel moment. Het begint in de eerste 10 seconden van een alledaags moment.

En de meeste leidinggevenden missen dat moment. Niet omdat ze niet willen, maar omdat ze niet weten hoe.

Dus hier is de vraag: hoeveel kansen laat jij vandaag liggen?

Wil je leren hoe je het échte gesprek voert? Onze trainingen voor leidinggevenden helpen je om in die eerste 10 seconden het verschil te maken.