In gesprek over life events

Empatische gespreksvoering

Voor leidinggevenden en HR-professionals is het belangrijk om te weten hoe ze gesprekken kunnen voeren met medewerkers die door een life event gaan. Een goed gesprek kan het verschil maken tussen een medewerker die zich gesteund voelt en een die zich overweldigd en geïsoleerd voelt. Het is belangrijk om met empathie, begrip en respect te communiceren, zodat de medewerker weet dat hij of zij niet alleen staat.

Om te helpen bij het effectief ondersteunen van medewerkers, delen we een aantal praktische tips voor het voeren van een empathisch en ondersteunend gesprek.

1. Creëer een vertrouwelijke omgeving

Een veilige en comfortabele omgeving is essentieel voor een open en eerlijk gesprek.

Technieken:

• Privacy: Zorg ervoor dat het gesprek op een privé en comfortabele plek plaatsvindt, waar de medewerker zich op zijn gemak voelt.
• Tijd: Neem de tijd en zorg dat je niet gehaast bent. Plan voldoende tijd in zodat het gesprek niet onderbroken hoeft te worden.

2. Toon empathie en begrip

Het tonen van empathie en begrip helpt de ander om zich gehoord en begrepen te voelen.

Technieken:

• Luisteren: Luister actief en onderbreek niet. Gebruik lichaamstaal en verbale signalen om te laten zien dat je aandachtig luistert.
• Empathie: Laat zien dat je de situatie begrijpt en steun wilt bieden. Gebruik zinnen als “Ik begrijp dat dit moeilijk voor je is” of “Het klinkt alsof dit je echt raakt”.

3. Wees Open en Transparant

Openheid en transparantie bevorderen vertrouwen en een gevoel van veiligheid.

Technieken:

• Open vragen: Stel open vragen om de medewerker de kans te geven zijn of haar verhaal te doen. Bijvoorbeeld: “Hoe ervaar je deze situatie?” of “Wat zou je graag willen dat er gebeurt?”
• Duidelijkheid: Wees duidelijk over wat de organisatie kan bieden qua steun en faciliteiten. Dit helpt verwachtingen te managen en geeft de medewerker inzicht in de beschikbare hulp.

4. Respecteer de Privacy van de Medewerker

Respecteer de grenzen en privacy van de medewerker om een gevoel van veiligheid te waarborgen.

Technieken:

• Regie bij de medewerker: Laat de medewerker bepalen hoeveel hij of zij wil delen. Dring niet aan op details die ze niet willen bespreken.
• Vertrouwelijkheid: Bevestig dat de informatie vertrouwelijk blijft, tenzij anders afgesproken. Dit helpt vertrouwen op te bouwen.

5. Bied Ondersteuning en Flexibiliteit

Flexibiliteit en ondersteuning tonen helpt de medewerker om zich gesteund te voelen.

Technieken:

• Mogelijkheden: Bespreek mogelijkheden zoals flexibele werktijden, verlofregelingen of andere vormen van ondersteuning. Vraag bijvoorbeeld: “Welke aanpassingen zouden je kunnen helpen in deze situatie?”
• Follow-up: Plan een vervolggesprek om te checken hoe het gaat en of er nog verdere steun nodig is. Dit toont betrokkenheid en continuïteit in de ondersteuning.

6. Informeer over Hulpbronnen

Het informeren over beschikbare hulpbronnen geeft de medewerker inzicht in de ondersteuning die beschikbaar is.

Technieken:

• Interne hulpbronnen: Informeer over interne programma’s en initiatieven ter ondersteuning, zoals coaching of workshops.
• Externe hulpbronnen: Verwijs indien nodig naar externe hulpbronnen en interventies, zoals gespecialiseerde therapeuten of ondersteunende diensten.

7. Follow-up

Een goede follow-up zorgt ervoor dat de medewerker zich ondersteund blijft voelen.

Technieken:

• Notities: Maak aantekeningen (met toestemming van de medewerker) om belangrijke punten vast te leggen. Dit helpt om het gesprek later nauwkeurig te kunnen volgen.
• Actiepunten: Zorg dat duidelijk is wat de vervolgstappen zijn en wie verantwoordelijk is. Bevestig deze punten schriftelijk indien mogelijk.

8. Respecteer de Keuze van de Medewerker

Het respecteren van de autonomie van de medewerker is cruciaal voor een respectvolle en ondersteunende relatie.

Technieken:

• Autonomie: Respecteer de beslissingen en wensen van de medewerker zonder druk uit te oefenen. Vraag bijvoorbeeld: “Wat zou jij graag willen doen?” en respecteer hun keuze.
• Ondersteuning: Bied aan om te helpen waar mogelijk, maar dwing geen hulp op. Laat de medewerker weten dat je er bent om te ondersteunen, zonder hen te forceren iets te doen wat ze niet willen.

Het helpt om een diepere verbinding met de ander te maken en hun gevoelens echt te begrijpen. Door deze technieken te gebruiken, kun je een emotioneel ondersteunend en begripvol gesprek voeren. Vanuit daar kun je gezamenlijk zoeken naar oplossingen om de medewerker zo goed mogelijk te begeleiden in lastige tijden.