Signalen voor gevorderden, hoe een goede leidinggevende kijkt

Ze levert goed werk, komt op tijd, praat mee in vergaderingen. Ze reageert vriendelijk als je vraagt hoe het gaat. Gaat goed, zegt ze. Dan valt ze op een donderdag uit met burn-outklachten, en herinner jij je die keer dat ze even te lang bij de printer bleef staan. Of dat ze niet meer meeging naar de vrijdagmiddagborrel. Of dat ze steeds eerder aan haar bureau zat ’s ochtends.

De signalen waren er wel. Alleen jij zag ze niet.

In deze blog schrijft Michel Clemens, bedrijfsarts bij Van Altena & de Jongh, over het verschil tussen leidinggevenden die uitval zien aankomen en leidinggevenden die pas achteraf de puzzel leggen. Dat verschil zit niet in checklists of trainingen. Het zit ergens anders.

Waarom lijstjes met signalen tekortschieten

Er zijn genoeg lijstjes met signalen die op uitval wijzen. Vermoeidheid, cynisme, kortere lont, terugtrekgedrag. Prima lijstjes, en voor wie ze nooit heeft gezien is het een goed idee ze een keer door te nemen.

De meeste leidinggevenden kennen deze signalen al. Ze hebben er trainingen over gevolgd of er artikelen over gelezen. Toch missen ze het bij die ene medewerker die ze juist hoopten te helpen. Waarom?

Omdat zo’n lijstje beschrijft wát er te zien is. Niet hóé je kijkt.

Hoe een goede leidinggevende naar uitval kijkt

In mijn spreekkamer ontmoet ik twee soorten medewerkers. Medewerkers die zich onzichtbaar voelden voor hun leidinggevende, en medewerkers die verrast waren dat iemand hun uitval al zag aankomen voordat ze het zelf doorhadden. Er zit een patroon in die tweede groep.

De leidinggevende die uitval ziet aankomen, zit niet met een checklist naast zich. Die kijkt niet één keer per week bewust rond. Die is de hele week alert. Kort praatje bij de koffiemachine, af en toe langs een werkplek lopen, meeluisteren bij een overleg zonder zelf iets op de agenda te hebben staan.

Het is een houding, geen actie. Aandacht als achtergrondgeluid, niet als agenda-item.

Wat je opvangt in de informele momenten

Formele momenten leveren formele antwoorden op. In een functioneringsgesprek zegt bijna niemand hoe zwaar het werk werkelijk is. In een teamoverleg zegt bijna niemand dat hij zich zorgen maakt om een collega. Op de vraag “hoe gaat het?” antwoordt bijna iedereen “gaat wel”.

Wat wel iets zegt: hoe iemand een collega groet in de gang. Of iemand meelacht om een grap. Of iemand iets op tafel legt in een overleg of alleen instemmend knikt. Wat er in de eerste vijf minuten van de dag gebeurt, of iemand die vijf minuten niet meer neemt omdat hij meteen achter het scherm duikt.

Dat lees je niet af aan een dashboard. Dat lees je aan mensen. Daar heb je tijd en fysieke aanwezigheid voor nodig. Twee dingen waar iedere leidinggevende te weinig van heeft.

Waarom een goede leidinggevende toch tijd maakt om rond te lopen

De gewone reflex bij drukte is: minder rondlopen, meer efficiëntie in overleggen, agenda’s dichttimmeren. Een goede leidinggevende doet vaak precies andersom. Loopt bewust een rondje meer. Blijft na een overleg zitten. Neemt een kop koffie op een plek waar mensen langslopen.

Dat kost tijd, en die tijd verdient zich terug. Want als iemand uitvalt, kost dat de organisatie een veelvoud. Het gaat niet om aardiger willen zijn. Het gaat om vroeg zien wat er speelt om het gesprek te kunnen voeren voordat iemand omvalt.

Wat je als HR kunt doen

Als HR-professional zit je zelden zo dicht op teams dat je zelf de stille signalen oppikt. Je hebt wel invloed op wie ze wel of niet zien. Kijk kritisch naar de leidinggevenden in jouw organisatie. Wie krijgt de ruimte om aanwezig te zijn, en wie zit vastgeplakt aan overleggen?

Vraag leidinggevenden niet naar cijfers, maar naar mensen. “Wie in je team krijgt op dit moment onvoldoende ruimte?” is een andere vraag dan “wat zijn je verzuimcijfers?” De eerste vraag levert soms een naam op. De tweede levert een percentage op waar niets mee te doen valt.

Wat je als leidinggevende zelf kunt doen

Reserveer geen tijd voor mensen. Reserveer tijd waarin je niets specifieks te doen hebt. Twintig minuten in de week zonder agenda. Loop, drink koffie, blijf hangen.

In die tijd gebeurt niets. Juist daarom gebeurt alles.

Wil je verkennen hoe jullie leidinggevenden meer ruimte krijgen om te zien wat er speelt? Neem contact op voor een kennismaking.