De Jan-index: Waarom bepaalde medewerkers steeds uitvallen (en wat dat zegt over je organisatie)

De Jan-index ontrafeld

Wie is Jan?

Jan is zelden de medewerker die zijn werk niet serieus neemt. Integendeel: vaak is hij degene die te lang doorgaat, zijn grenzen niet bewaakt en zijn zorgen wegstopt achter een glimlach.

Soms is hij de perfectionist die de lat onhaalbaar hoog legt. Soms de bruggenbouwer die spanningen opvangt waar niemand anders oog voor heeft.

Maar net zo vaak is Jan de alleenstaande ouder die thuis alle ballen in de lucht houdt en op het werk geen ruimte ervaart om dat te delen. Of de medewerker in een emotioneel zware functie die ’s avonds leeg thuiskomt. Of de collega die vastloopt in onduidelijke prioriteiten en tegenstrijdige verwachtingen.

Wat al deze Jans gemeen hebben? Ze zitten klem in een systeem dat hen kwetsbaar maakt. Ze vallen niet uit omdat ze niet willen werken, maar omdat werk en privé samen te zwaar drukken en de organisatie te weinig buffers biedt.

Waarom valt Jan uit?

Het is zelden één oorzaak die Jan doet uitvallen. Onderzoek van TBV Online naar herhaald verzuim toont aan dat het de stapeling van factoren is die elkaar versterken.

Thuis heeft hij te maken met zorgtaken die energie kosten. Op het werk krijgt hij weinig autonomie over hoe hij zijn taken uitvoert. De organisatie heeft een cultuur waarin kwetsbaarheid als zwakte wordt gezien.

En de combinatie van werkdruk en privédruk wordt te groot. Hij valt uit, herstelt oppervlakkig, en de cyclus begint opnieuw.

De Jan-index als diagnose-instrument

Stel dat je de “Jan-index” van je organisatie berekent. CBS-cijfers laten zien dat verzuimpatronen sterk variëren per sector en functie.

Stel jezelf deze vragen:

• Hoeveel procent van je medewerkers valt meer dan drie keer per jaar uit?
• Wat hebben deze mensen gemeen: afdeling, functie, leeftijd of thuissituatie?
• Welke patronen zie je in de timing: maandagen, na vakanties, bij deadlines?
• Wat gebeurt er vlak voor hun uitval?

Een grondige Inzichtscan kan hier meer duidelijkheid brengen door patronen zichtbaar te maken die anders verborgen blijven.

Wat de Jan-index onthult

De cultuur

Een hoge Jan-index wijst vaak op een cultuur waarin mensen geen ruimte krijgen om kwetsbaar te zijn. HR Praktijk identificeert dit als een van de belangrijkste beïnvloedbare verzuimfactoren: de mate waarin mensen steun ervaren en autonomie hebben over hun werk.

Het leiderschap

De Jans vallen vaak uit onder leidinggevenden die signalen van overbelasting missen omdat ze gefocust zijn op output. Leidinggevenden trainen in signaalherkenning kan dit patroon doorbreken.

Het systeem

Jans zijn extra kwetsbaar in organisaties waar veel ad-hoc werk en brandjes blussen de norm is. Waar prioriteiten onduidelijk zijn en veranderen. Waar weinig geïnvesteerd wordt in herstel en duurzame inzetbaarheid.

Van index naar interventie

Stap 1: Herken de Jans

Niet om ze te labelen, maar om ze te helpen. Onderzoek van Erasmus Universiteit toont dat combinatie van verzuimpatronen, functiekenmerken en persoonlijke omstandigheden voorspellend is voor toekomstig verzuim.

Stap 2: Ga het echte gesprek aan

Niet: “Je bent vaak ziek, wat is er aan de hand?”

Wel: “Ik zie dat je het zwaar hebt. Wat heb je nodig om duurzaam je werk te kunnen doen?”

Leidinggevenden kunnen leren hoe ze deze gesprekken effectief voeren.

Stap 3: Zoom uit naar het systeem

Wat in onze organisatie maakt mensen kwetsbaar voor uitval? Welke factoren stapelen zich op? Hoe kunnen we de druk verminderen en de steun vergroten?

Stap 4: Creëer buffers

Maak werkdruk en privédruk bespreekbaar door bijvoorbeeld ACT-coaching. Creëer systemen waarin mensen steun kunnen krijgen zonder dat dit als zwakte wordt gezien.

De ongemakkelijke waarheid

De Jan-index confronteert ons met een ongemakkelijke waarheid: frequente uitvallers zijn vaak de kanaries in de kolenmijn. Ze vallen als eerste om in een systeem dat mensen kwetsbaar maakt in plaats van veerkrachtig.

In plaats van gefrustreerd te raken over hun verzuim, zouden we ze moeten zien als waarschuwingssysteem. Want achter elke Jan die uitvalt, staan drie collega’s die vergelijkbare druk ervaren maar nog net overeind blijven.

Maar voor hoe lang?

De transformatie

Organisaties die hun Jan-index serieus nemen, zien vaak significant verzuimdaling. Ook zien ze hogere medewerkerstevredenheid, betere teamprestaties en minder verloop.

Niet omdat ze de Jans eruit hebben gewerkt. Maar omdat ze het systeem hebben aangepast zodat mensen met privédruk, emotioneel zwaar werk, of weinig autonomie toch duurzaam kunnen functioneren.

Hoe verder?

Durf jij de Jan-index van jouw organisatie te berekenen? En belangrijker: durf je te handelen naar wat je vindt?

Bij Van Altena & De Jongh geloven we dat verzuim niet begint bij de zieke medewerker, maar bij het systeem dat mensen ziek maakt. We kijken niet alleen naar wie er uitvalt, maar naar waarom het systeem hen zo kwetsbaar maakt.

Want elke Jan die uitvalt, is een gemiste kans om je organisatie gezonder te maken. Niet alleen voor hem, maar voor iedereen die in vergelijkbare omstandigheden werkt.

Wil je weten hoe jouw Jan-index eruitziet? Start met een Inzichtscan en ontdek welke patronen zich afspelen in jouw organisatie.